Datenschutzaudit: So erstellen Sie ein effektives Audit

Oft übersehen, und doch so wichtig: Der Datenschutzaudit ist mehr als eine reine Bestandsaufnahme.

 

Warum ist ein Datenschutzaudit wichtig?

Wer sein eigenes Business ernst nimmt, überprüft regelmäßig den Status quo. Egal, ob Produktion, Distribution oder Finanzen: Wir nehmen die Kernaspekte unseres Unternehmens immer wieder unter die Lupe.

Aber wie sieht es beim Datenschutz aus?

Oftmals stiefmütterlich behandelt, wird der Datenschutz in vielen Unternehmen auf die lange Bank geschoben.

Denn Unternehmen sollten die Strafen des DSGVO-Bußgeldkatalogs nicht auf die leichte Schulter nehmen. Bußgelder bis 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes treffen jedes Business hart. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs! Auch Freiheitsstrafen sind möglich – mit der DSGVO ist also nicht zu spaßen.

Aber nicht nur für Unternehmen, auch für Datenschutzbeauftragte und externe Dienstleister, die als solche fungieren, ermöglicht der Audit, die eigene Haftung zu reduzieren.

Die LUTOP-Checkliste für den Datenschutzaudit

 

Es gibt keine allumfassende Vorlage, nach der Sie Ihren Datenschutzaudit durchführen können – schließlich unterscheiden sich die Fragen je nach Industrie, Unternehmensgröße sowie weiterer Faktoren.

Mit der LUTOP-Checkliste decken Sie jedoch die wichtigsten Bereiche ab, die Sie im Rahmen des Datenschutzaudits überprüfen sollten.

Zum Überblick stellen wir Ihnen nun die Bereiche vor, die Sie unbedingt im Rahmen des Audits überprüfen sollten.

• • Organisation
  • Zutritt
  • Zugang
  • Zugriff
  • Weitergabe
  • Eingabe
  • Auftrag
  • Verfügbarkeit
  • Trennung

Sie benötigen eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen? Dann buchen Sie jetzt einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Unsere Tipps für einen erfolgreichen Audit

Ein erfolgreicher Datenschutzaudit benötigt Zeit und Sorgfalt. Dabei ist die Planung das A und O.

 

Mit unseren Tipps gestalten Sie Ihren Datenschutzaudit zielführend.

Hinterfragen Sie die Prozesse zum Datenschutz

Routine ist, isoliert betrachtet, eine gute Sache. Doch gerade im Geschäftsalltag kann Routine heimtückisch sein. Wir wiegen uns in Sicherheit, weil wir das Alltagsgeschehen nicht mehr kritisch betrachten.

Business as usual eben.

Aber dieses Business kann auch schnell zum Bumerang werden. Nur, weil wir bestimmte Prozesse im Datenschutz einsetzen, heißt das nicht automatisch, dass diese Prozesse zielführend und optimal sind.

Zum Teil eines guten Datenschutzaudits gehört daher auch eine kritische Betrachtung der vorhandenen Prozesse. Denn vielleicht haben wir in der Vergangenheit Maßnahmen und Leitfäden eingeführt, die nicht mehr zeitgemäß sind. Oder, im schlimmsten Fall, sogar gegen neue Gesetze verstoßen.

Daher sollten Sie als Teil des Audits auch Prozesse hinterfragen. Vor allem neue Gesetze können alte Prozesse schnell obsolet machen.

Überprüfen Sie daher, ob die Abläufe, die in Ihrem Unternehmen oder bei Ihren Mandanten eingesetzt werden, noch aktuell sind. Gerade Gesetze und Vorgaben, die sich jährlich ändern, beeinflussen auch interne und externe Aspekte des Datenschutzes.

Unser Ratschlag: Entfernen Sie alle Prozesse, die nicht mehr benötigt werden. Das sorgt für eine bessere Organisation und optimiert den Arbeitsablauf im Datenschutz.

Eine abschließende Optimierung der noch vorhandenen Datenschutzprozesse rundet den Datenschutzaudit ab.

Nutzen Sie eine professionelle Checkliste

Als Datenschutzbeauftragte verlassen wir uns oft auf unsere eigene Expertise, um Fragen zum Datenschutz zu beantworten. Doch gerade, wenn es um rechtliche Angelegenheiten geht, ist professioneller Rat bares Gold wert.

Eine Checkliste, die von einem Rechtsanwalt erstellt wurde, kann daher eine sinnvolle Investition sein. Nicht selten kennen Anwälte die Hürden und Fallen des Datenschutzgesetzes auswendig – besonders dann, wenn sie sich auf den Datenschutz spezialisiert haben.

Mit der Checkliste arbeiten Sie bequem die Fragen ab und erstellen so eine effektive Bestandsaufnahme. Das ist nicht nur zeit- und kostensparend, sondern sorgt auch dafür, dass Sie rechtlich immer im Rahmen bleiben.

 

Der Datenschutzaudit: Wichtig, aber oft vernachlässigt

 

Mit den Datenschutz-Praxispaketen der LUTOP Akademie erhalten Sie mehr als nur einen Leitfaden zum Datenschutz. Die Musterbeispiele, Checklisten und Vorlagen erleichtern Ihre Arbeit und sorgen dafür, dass Sie stets in Einklang mit den Gesetzen arbeiten.